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Datenschutzinformationen

Datenschutzinformationen im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 DSGVO über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO:

Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU)
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Telefon: +49 89 2180-0
E-Mail: poststelle@verwaltung.uni-muenchen.de

Verantwortliche Organisationseinheit:
LMU-intern ist für die Datenverarbeitung folgende Stelle verantwortlich:

LMU Congress Center
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Telefon: +49 89 2180-72255
E-Mail: congresscenter@lmu.de

Wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung haben, wenn Sie eine ggf. erteile Einwilligung widerrufen möchten oder wenn Sie andere Rechte nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte in erster Linie an die oben genannte verantwortliche Organisationseinheit.

2. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU

Ludwig-Maximilians-Universität München
- Behördlicher Datenschutzbeauftragter -
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Tel.: +49 89 2180 - 2414
www.lmu.de/datenschutz

3. Art und Umfang der Datenverarbeitung

3.1 Anmeldung zu Veranstaltungen

Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:

• Name, Vorname,
• Anschrift,
• bei zahlungspflichtigen Veranstaltungen Zahlungsdaten, abhängig von der von Ihnen ausgewählten Zahlungsart
(beispielsweise Kreditkartendaten, Bankverbindung) und
• E-Mail-Adresse.

3.2 Erstellung eines doo-Accounts

Im Rahmen der Erstellung eines doo-Accounts beachten Sie bitte die Datenschutzhinweise von doo.

Wir erhalten Einsicht in die folgenden Daten:

• Name, Vorname,
• Lehrstuhl/Einrichtung
• dienstliche E-Mail-Adresse.

Die Daten werden ausschließlich zu informativen Zwecken übermittelt.

Alle nachfolgenden Hinweise beziehen sich auf den Punkt 3.1.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a) Ihre Daten werden erhoben, um Sie als Teilnehmerin oder Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen.

Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmenden zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen.

Die Zahlungsdaten benötigen wir ggf. zur Abrechnung der Teilnahmegebühr.

Zudem können weitere Angaben, freiwillig getätigt werden. Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglicht uns, die Veranstaltung interessengerecht planen und durchführen zu können.

b) Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Soweit personenbezogene Daten durch die Nutzenden freiwillig angegeben werden, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Verarbeitung dienstlicher personenbezogener Daten erfolgt im Übrigen in Erfüllung von im öffentlichen Interesse liegender Aufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 2, 3 BayHIG.“

AWR

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c, e DSGVO, Art. 4 Abs. 1, Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSG, Art. 2, 3 BayHIG, §§ 23, 24 AWG.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
- Die organisierende Einheit (Lehrstuhl, o.ä.) innerhalb der LMU
- die doo GmbH als Auftragsverarbeiter. Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten löschen wir spätesten 365 Tage nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat. Eine Speicherung über den jeweils angegebenen Zeitraum hinaus erfolgt nur, soweit:

· wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung der Daten nur in dem Umfang, wie die Aufbewahrungspflicht dies erfordert.

7. Keine Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Angaben Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig.

Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie nicht an der Konferenz teilnehmen.

Weitere Information

Bitte beachten Sie auch die weiterführenden Datenschutzinformationen www.lmu.de/datenschutzerklaerung und www.doo.net/datenschutz.

Ergänzende Datenschutzhinweise für die Nutzung des Online-Bezahlsystems "ePayServiceBayern" bei kostenpflichtigen Veranstaltungen

1. Allgemeine Hinweise

Die Bereitstellung des Online-Bezahlsystems „ePayServiceBayern” an der Universität München (LMU) erfolgt im Rahmen des flächenmäßigen Ausbaus von E-Government in allen Behörden des Freistaates Bayerns entsprechend dem Bayerischen Digitalgesetz.

Die verantwortliche Stelle für das Online-Bezahlsystem „ePayService” ist das

Landesamt für Finanzen
- Zentralabteilung -
Rosenbachpalais, Residenzplatz 3
97070 Würzburg
datenschutzanfrage@lff.bayern.de
Datenschutzhinweise: https://epay.bayern.de/eps-payplatform/platformprivacypolicy.action

Das Online-Bezahlsystem ermöglicht die vollständige elektronische Bezahlung von Gebühren, Dienstleistungen und sonstigen Beiträgen an der LMU. Gegenwärtig werden folgende Zahlungsarten unterstützt:

  • Kartenzahlung (z.B. MasterCard, VISA)
  • elektronische Zahlungssysteme (PayPal).

Zur Anbindung an das Online-Bezahlsystem „ePayServiceBayern” des Landesamtes für Finanzen wurde durch die LMU ein Verbindungselement (Schnittstelle) programmiert, das bestimmte für den Zahlvorgang relevante Daten aus dem Fachsystem an das Online-Bezahlsystem übergibt. Zum Zweck der Zahlungsabwicklung werden hierüber die erforderlichen Daten der Staatsoberkasse Bayern in Landshut übermittelt.

Die vorliegenden Datenschutzhinweise beziehen sich in erster Linie auf die Datenverarbeitung im Rahmen der LMU-Schnittstelle zum „ePayServiceBayern”. Für diese Datenverarbeitung ist die LMU Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Für den eigentlichen Bezahlvorgang mittels des „ePayServiceBayern” ist das Landesamt für Finanzen bzw. die von diesem eingesetzten Bezahldienstleister (z.B. PayPal) datenschutzrechtlich verantwortlich.

Nähere Informationen zur technischen Abwicklung finden Sie auf den Internetseiten des Landesamtes für Finanzen unter https://www.lff.bayern.de/produkte/epayservicebayern/index.aspx.

Die Datenschutzinformationen des Landesamtes für Finanzen für „ePayServiceBayern” finden sie unter https://epay.bayern.de/eps-payplatform/platformprivacypolicy.action.

2. Datenverarbeitung für die Nutzung von doo an der LMU

Die Einrichtungen der LMU nutzen „ePayServiceBayern”, um die Zahlung von Teilnahmegebühren bei Veranstaltungen komfortabel und schnell zu ermöglichen.

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die wir in zulässiger Weise erhalten haben und verwenden dürfen (Art. 4 Abs. 2 BayDSG).

Die LMU speichert auf diesem Wege keine Informationen über Ihre Bankkonten, noch hat sie den technischen Zugriff darauf.

3. Rechtliche Grundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Bereitstellung von „ePayServiceBayern” beruht auf Art. 4, 5, 18 BayDiG.

4. Datenübermittlung bei Zahlungsvorgängen

Mit der Nutzung des „ePayServiceBayern” werden personenbezogene Daten an das Landesamt für Finanzen des Freistaats Bayern weitergeleitet. Eine Übermittlung von Daten findet nur auf Veranlassung der Nutzerin bzw. des Nutzers im Wege des Zahlvorganges statt. Die LMU bekommt die Ergebnisse einer Transaktion übermittelt (z.B. die Information, dass der Betrag ausgeglichen wurde); Details zum verwendeten Bezahlverfahren werden nicht übermittelt.

Damit Sie das Online-Bezahlsystem ordnungsgemäß nutzen können, müssen Sie Ihre erforderlichen Daten im von Ihnen für die Abwicklung gewählten Zahlungssystem angeben. Eine Weiterleitung von Daten erfolgt

  • in jedem Fall an das Landesamt für Finanzen, das die Formulardaten an ihre Hausbank - Staatsoberkasse Bayern/Landshut - übermittelt,
  • an den vom Landesamt für Finanzen beauftragten externen Dienstleister Telecash (wenn Sie mit Kreditkarten [oder per Lastschrift] online bezahlen),
  • an den externen Dienstleister PayPal (wenn Sie mit Paypal online bezahlen).

Wir weisen darauf hin, dass personenbezogene Daten durch PayPal auch an Leistungserbringer, an Subunternehmer oder andere verbundene Unternehmen weitergegeben werden können. Eine Liste der Drittparteien, an die PayPal personenbezogene Daten weitergeben könnte, finden Sie unter https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/third-parties-list.

Abhängig davon, welche Zahlungsart Sie über PayPal ausgewählt haben (z.B. Rechnung oder Lastschrift), übermittelt PayPal Ihre personenbezogenen Daten weiter. Genauere Informationen darüber, wie PayPal Ihre Daten verarbeitet, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von PayPal https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full.

5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Das Online-Bezahlsystem „ePayServiceBayern” des Landesamtes für Finanzen ist so konfiguriert, dass nach Ablauf einer zweijährigen Frist die dort gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht werden. Externe Zahlungsanbieter (z.B. PayPal) können abweichende Fristen vorsehen.

Gesetzliche, insbesondere haushaltsrechtliche und steuerrechtliche, Aufbewahrungspflichten können eine Aufbewahrung von Zahlungsdaten bis zu 10 Jahren vorsehen und erforderlich machen.

6. Verantwortlicher, zuständige Dienststelle

Ludwig-Maximilians-Universität München
Referat Anwendungsbetreuung (VI.3)
Martiusstr. 4
80802 München